Kick-Ass-Meetings

Mit agilen Methoden
zu Effizienz und Spaß
im Meetingkontext


Meetings 2.0:
Zeit für ein Update!
Meetings. Schon das Wort klingt wie über Schiefertafeln kratzenden Fingernägel. Dabei können Meetings wirkungsvoll, nützlich, interessant und sogar unterhaltsam sein – wenn wir nur die richtigen Methoden in Anschlag bringen. Denn das ist das Problem: wir arbeiten in der neuen, komplexen (Arbeits-)Welt immer noch mit Meetingmethoden und Kulturtechniken aus dem letzten und vorletzten Jahrhundert. Zeit für ein Update.

Die Arbeitsweisen, die heutige Meetings dominieren, sind das Kind ihrer Zeit und Weltsicht: Industrialisierung, ungesättigte Märkte, intransparente Mammut-Organisationen, ein hohes Bedürfnis nach Befehl und Kontrolle. Die aus dieser Gemengelange entstehenden Meeting-Strukturen wollten vor allem eine komplizierte (Arbeits-)Welt in den Griff bekommen, und zwar durch Regeln, Prozesse, Formalstrukturen, Ziele und Bürokratie. Ob wir wollen oder nicht: diese Denk- und Arbeitsweisen stecken uns als Gesellschaft tief in den Knochen.

Die Welt hat sich aber verändert: Vernetzung und Globalisierung haben komplizierte Märkte und Arbeitswelten zu komplexen Märkten und Arbeitswelten geformt. Das bedeutet, dass Überraschungen nicht Ausnahme, sondern Regel sind, Ursachen nicht mehr eindeutig identifiziert werden können und alles von Dynamik und Flexibilisierung durchdrungen ist.

Die Art, wie Meetings heutzutage durchgeführt werden, hat die »alte Welt« schon ein Stück weit verlassen, ist in der »neuen Welt« noch nicht angekommen. Das erzeugt zwangsläufig Spannungen. Und es braucht ein Umdenken: mit agilen Meeting-Methoden trägt man der neuen (Arbeits-)Welt Rechnung. Statt Formalisierung erzeugen sie Dynamik, statt Kontrolle fördern sie Beziehungsdichte, statt Weisungen geht es um Ideen, Könnerschaft, Flow und Iteration. Wenn du in den letzten 50 Jahren in Deutschland eine Schule oder Universität besucht hast, hast du dort höchstwahrscheinlich nicht gelernt wie Zusammenarbeit in Meetings mit agilen Methoden funktioniert. Nicht schlimm, das kannst du jederzeit nachholen.


Hands-on in 5-Schritten
Hier ein simpler Handlauf, wie agile Methoden in Meetings hands-on und schnell eingeführt werden können:
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Schritt 1
Zurücktreten und sich anschauen, WARUM man sich eigentlich trifft. Welchem Zweck dient dieses Meeting? Oder dient es eher einer Person – und wenn ja, wem? Dabei ans Eisbergmodell denken: über der Wasseroberfläche sehen wir Themen, Personen, Zeit. Unter der Wasseroberfläche, verborgen, befinden sich Gewohnheiten, Bedürfnisse, verdeckte Ziele und Emotionen. Veränderung muss beides im Blick haben.
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Schritt 2
Agile Meeting-Methoden kennen und können. Was gibt es »da draußen« bereits? Welche Methoden, Frameworks, Meetingvarianten existieren und wie funktionieren sie? Viel Inspiration sammeln und erste Schritte in Richtung Könnerschaft der neuen Methoden und Varianten gehen.
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Schritt 3
Fokussieren, welche Arten von Meetings es wirklich braucht. Methoden wie Scrum haben nicht ohne Grund neue Begrifflichkeiten erfunden, um unterschiedliche Zwecke von Meetings klar zu machen: Daily, Weekly, Sprint-Planning, Retrospektive … – Welchem Zweck dient deine Arbeit? Und welche Formate braucht es, um diesen Zweck zu erfüllen? Wenn das klar ist, kannst du auch leicht erkennen welche agilen Meeting-Methoden du dafür einsetzen kannst.
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Schritt 4
Den Reset-Button drücken. Nicht zu lange planen, was alles möglich sein könnte – stattdessen einfach mal etwa ausprobieren und erleben. Meetings sind vor allem eins: Kommunikation. Und die geschieht jedes Mal neu, wenn sie geschieht. Daher sind jedes Meeting und jede Kommunikation neue Chancen für Veränderung.
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Schritt 5
Den Zweck im Blick behalten. Sich bei der unerschöpflichen Anzahl an Methoden immer wieder fragen, ob die Meetings noch der Arbeit dienen und nicht umgekehrt. Falls nötig: nachjustieren.
Ein Extra-Tipp: Die Kraft des Faktors »Spaß« nicht unterschätzen. Meetings sind für Menschen da, nicht für Maschinen. Gute menschliche Beziehungen sind die Basis aller wirksamen Arbeit in komplexen Umgebungen. Daher Meetings nicht nur nützlich machen, sondern auch angenehm.
Tipps & Tricks
Wir haben dir zu guter Letzt allerhand nützliche Ratschläge für mehr Effizienz und Spaß im nächsten Meeting zusammengestellt. Womit kannst du jetzt ganz konkret anfangen und etwas ausprobieren? Hier ein paar Vorschläge für konkrete Interventionen:
Mach die Teilnahme am Meeting freiwillig. Mach aber klar, um was für einer Art von Meeting es sich handelt und zu welchem Zweck man sich trifft.
Keine Agenda vorab. Erstell die Agenda am zu Beginn des Meetings. Gemeinsam und spontan mit den Leuten, die da sind. So sind die Themen drauf, die auch wirklich interessieren.
Agendapunkte auf den Zweck zentrieren: bei jedem Punkt wissen, warum er bearbeitet wird. Wenn jeder Agendapunkt mit einem klaren Problem oder einer Dringlichkeit verbunden ist, erzeugt das Ziele und Handlungen als nächste Schritte.
So wenig Informationsweitergabe wie möglich im Meeting. Infos lieber vorher oder nachher separat verteilen (Stichwort: Digitalisierung). Vor Ort diskutieren und Gehirne vernetzen.
Zwischen autokratischem Einzelentscheid und Konsens aller gibt es viele und sehr wirkungsvolle Alternativen, um Entscheidungen zu treffen. Nutze das! Bei jeder Entscheidung sollte nicht nur klar sein, was als nächstes passiert, sondern auch, auf welche Art die Entscheidung getroffen wurde.

Neugierig
geworden?
Wer mehr dazu wissen oder agile Meeting-Methoden gleich in der Praxis erleben möchte: Das Berliner Ideenlabor bietet immer wieder offene Workshops und Trainings zu dem Thema an oder begleitet Teams und Organisationen in Veränderungsprozessen. Komm gern auf uns zu!


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